Coordonnateur(trice) administratif(ve) - Finance

Aperçu de la position

Kiewit recherche une personne minutieuse et très organisée pour occuper le poste de Coordonnateur(trice) administratif(ve) – Finances afin de soutenir les activités financières et opérationnelles de notre district. Ce rôle est essentiel pour assurer l’exactitude des données et le traitement rapide des documents relatifs aux fournisseurs et aux sous-traitants, de la gestion des factures et de l’administration des données dans le système Vendor Hours Management (VHM).

La personne retenue travaillera en étroite collaboration avec les équipes de projet, les sous-traitants et le personnel financier afin de tenir des dossiers exacts, de résoudre les problèmes de documentation et de soutenir les processus de production de rapports financiers. Ce poste offre d’excellentes perspectives de développement professionnel, notamment la possibilité d’acquérir des compétences en contrôles de projet.

Vue d'ensemble du district

Kiewit Infrastructure Engineering, une division de Kiewit Engineering Group, Inc., est un leader établi dans le domaine du génie-conseil proposant des services complets orientés vers les marchés essentiels de l'infrastructure et de l'ingénierie en Amérique du Nord pour Kiewit. Notre équipe, rassemblant plus de 1300 experts en ingénierie, possède une spécialisation approfondie couvrant divers secteurs comme les infrastructures de transport, l’électricité, l'eau, la gestion des eaux usées, l'exploitation minière, ainsi que les industries du pétrole, gaz et chimiques. Forts d'une tradition de 140 ans en construction, nous garantissons des solutions axées sur la constructibilité, la sécurité et l'efficacité à toutes les étapes des projets.

Kiewit met l'accent sur la santé et le bien-être de ses employés en offrant un environnement de travail stimulant, des conditions avantageuses ainsi que des opportunités de progression de carrière dans un cadre inclusif et respectueux. Vous bénéficierez d'un soutien continu à votre développement professionnel grâce à des programmes structurés de formation et de mentorat.

Lieu

Le poste est situé à notre bureau de Laval, au Québec.

Responsabilités

• Administrer les processus du système Vendor Hours Management (VHM) et veiller à ce que les dossiers des fournisseurs, des sous-traitants et de leur personnel soient exacts et à jour.
• Examiner, valider et coder les feuilles de temps du personnel des sous-traitants afin d’en assurer l’exactitude et la conformité.
• Effectuer le suivi auprès des sous-traitants et des parties prenantes internes afin d’obtenir les renseignements ou documents manquants, incomplets ou nécessitant des précisions.
• Préparer les pièces justificatives des factures et maintenir une documentation de projet complète et organisée.
• Effectuer le rapprochement des factures avec les dossiers VHM approuvés pour les deux projets soutenus.
• Contribuer au traitement des factures et veiller à ce que les pièces justificatives respectent les normes et les procédures de l’entreprise.
• Tenir à jour des dossiers financiers et administratifs exacts.
• Collaborer avec les équipes de projet afin de résoudre les écarts et de soutenir les contrôles financiers des projets.
• Préparer et mettre à jour des rapports, des tableaux de suivi et des documents administratifs au moyen d’Excel et des autres outils Microsoft 365.
• Soutenir d’autres activités financières et administratives, au besoin.
• Assurer la coordination et le suivi des dossiers avec les différentes divisions et départements situés à l’extérieur du Québec, en veillant à communiquer l’information de façon claire, précise et efficace, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Qualifications

• De 0 à 5 ans d’expérience en finance, en comptabilité, en administration des affaires ou en soutien administratif.
• Excellente maîtrise de Microsoft Excel et de la suite Microsoft Office.
• Aisance à travailler avec des données financières, des feuilles de temps, des factures et des rapports avec un haut degré de précision.
• Grande attention aux détails et solides compétences en organisation et en gestion du temps.
• Capacité démontrée à gérer plusieurs priorités tout en respectant les échéances.
• Rigueur dans le suivi des dossiers et solides aptitudes en résolution de problèmes.
• Capacité à communiquer efficacement avec les équipes internes et les partenaires externes.

Atouts

• Expérience avec SAP ou un autre système ERP.
• Expérience en soutien aux fonctions de finance, de paie, de comptes fournisseurs ou d’administration de projets.
• Expérience dans les secteurs de la construction ou de l’ingénierie.

Environnement de travail

• Poste basé à Laval, au Québec.
• Présence à temps plein au bureau pendant la période d’intégration et de formation.
• Transition par la suite vers un horaire hybride, avec un minimum de trois jours par semaine au bureau.
• Déplacements occasionnels à Québec.